Procédure relative aux droits, à la conservation et aux incidents TwinOry
1. Réception et authentification
Recevoir les demandes de droits, de confidentialité et les réclamations de service sur la voie surveillée identifiée pour twinory.net et à l'adresse de correspondance des mentions légales. Accuser réception et attribuer une référence de dossier. Orienter les réclamations professionnelles vers le prestataire réel tout en conservant la responsabilité des questions de plateforme. Vérifier l'identité et la capacité du représentant ou du représentant légal de manière proportionnée et éviter une collecte excessive de documents.
2. Évaluation et délais
Identifier le responsable du traitement exact, le type de demande et le périmètre des données. Pour les demandes relevant du RGPD, répondre en principe dans un délai d'un mois ; lorsqu'une prolongation licite est nécessaire, notifier le motif et la prolongation au cours du premier mois. Expliquer le refus ou les limites et les droits de réclamation. Un sous-traitant assiste son responsable du traitement sans délai plutôt que de donner une réponse indépendante non autorisée. Conserver une preuve limitée de la demande et de la décision sans dupliquer l'ensemble du contenu sensible.
3. Conservation et obligations légales de conservation
Tenir un tableau par catégorie de données, finalité, base juridique, durée ou déclencheur réels, responsable, tâche de suppression ou d'export et expiration des sauvegardes. Ne conserver les données du service actif que dans la mesure nécessaire ; restreindre séparément les factures, dossiers professionnels ou pièces de réclamation soumis à des obligations impératives précises. Une obligation légale de conservation doit avoir un responsable, un fondement, un périmètre, une revue et une échéance. Aucune conservation générale et perpétuelle dans un registre ne prévaut sur l'effacement ni sur la limitation de la conservation. Utiliser un nouvel événement minimisé de rectification ou de révocation au lieu de modifier une preuve protégée, et concevoir une séparation licite entre la charge utile personnelle et la preuve d'intégrité.
4. Incidents de sécurité
Le personnel signale immédiatement les incidents suspectés au responsable d'incident désigné. Contenir l'incident et conserver les preuves nécessaires, évaluer les tenants concernés, l'accès, la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et les risques, et impliquer le responsable du traitement compétent. Notifier les sous-traitants et les responsables du traitement sans retard injustifié, comme exigé. Un responsable du traitement apprécie la notification à l'autorité de contrôle dans un délai de 72 heures après avoir pris connaissance, lorsque le seuil du RGPD s'applique, et la notification aux personnes concernées sans retard injustifié en cas de risque élevé pertinent, sauf exception licite. Conserver les motifs de notifier ou de ne pas notifier ; aucun délai fixe de notification privée inventé n'est présenté comme une règle légale.
5. Revue et recours
Donner une décision motivée, une voie de remède ou d'escalade et la voie vers l'autorité indépendante ou la juridiction applicable. Préserver un réexamen équitable des restrictions imposées aux fournisseurs et des décisions relatives à un contenu illicite lorsque cela est exigé. Le personnel ne peut pas, de son seul fait, clore des décisions cliniques, juridiques ou légales à enjeu élevé. Les journaux et dossiers sont limités au tenant et les accès sont audités ; les demandes refusées de routine ne saturent pas M10, tandis que les événements de preuve, d'approbation, d'exception et de classe SEV suivent la politique de rail établie.
Conditions propres à la plateforme
Conservation et suppression (formulation plafond)
1. Les données de compte sont conservées pendant la durée du compte et supprimées ou anonymisées dans un délai de 90 jours après la clôture, sauf lorsqu'une durée plus longue est exigée par la loi (documents fiscaux et comptables : 6 ans ; registres d'acceptation et de consentement : 5 ans après la fin de la relation, à titre de preuve de conformité ; documents soumis à une obligation légale de conservation : jusqu'à la fin de cette obligation).
2. Les journaux de conversation, enregistrements et téléversements qui ne sont pas liés à un contrat en cours sont supprimés au plus tard «retention.conversations» (valeur par défaut : 12 mois) après la dernière interaction, et plus tôt sur votre demande, sauf obligation légale de conservation.
3. Les sauvegardes sont renouvelées selon un cycle n'excédant pas 35 jours ; les données supprimées de la production sont retirées des sauvegardes à la fin du cycle.
4. Lorsqu'un prestataire est un responsable du traitement indépendant, ses propres règles de conservation s'appliquent à ses documents.
Note de mise en œuvre : le moteur d'affichage imprime la valeur du registre ; la tâche de conservation doit s'exécuter au moment du plafond imprimé ou avant (tâche alignée sur LGL-T), ce qui explique que la clause emploie « au plus tard ».
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